Prisume
Kom godt i gang med automatisk tonerbestilling
Denne guide vil hjælpe dig med at oprette en ny kunde og sætte automatisk bestilling af forbrugsvarer op. Følg trinene nedenfor for at sikre, at bestillingerne leveres til den korrekte placering.
Hvis du ikke har adgang til Prisume, skal du kontakte din leverandør for at blive registreret som bruger. Fortsæt derefter med trinene som beskrevet nedenfor.
Vi anbefaler at følge proceduren i den anbefalede rækkefølge.
Onboarding Process af en ny Kunde (Klik på link for at gå til afsnit)
Efter Onboarding (Klik på link for at gå til afsnit)
1. Oprettelse af en ny kunde (Vedr. kun forhandleren)
Login i Prisume således at I ser tilsvarende menu som i nedenstående skærmbillede. Såfremt I kører med forskellige grupperinger af kunder kan I med fordel klikke på den gruppe inden I klikker på "Ny kunde". Alternativt kan I nemt rykke rundt på kunden ved at klikke på "Tilknyt".
Klik på "Ny kunde" og udfyld alle felter inkl. adresser, land m.v.
1A. Give kunden adgang
Hvis kunden ønsker at få adgang til data, kan dette nemt gøres ved at aktivere “slutkundemodulet,” som derefter åbner en menu i venstre side kaldet “Team.” Hvis en kunde (slutbruger) allerede er oprettet, og du vil give slutkunden adgang, skal du følge disse trin:
Trin 1: Naviger til kundekontoen i den venstre menu, og klik derefter på de 3 lodrette prikker for at gå ind i konfigurationen.
Trin 2: Klik på “Team” i panelet på venstre side.
Hvis du ikke ser menuen "Team," skal du gå til "Indstillinger" - "Konto" og aktivere "Slutkundeadgang" og klikke på gem. Gå derefter tilbage til trin 2.
Trin 3: Klik på "Ny" i det øverste højre hjørne, og indtast de nødvendige oplysninger. Vælg "Full" i indstillingerne for "Kan se," og klik på gem. Inkluder en valgfri tekst, hvis nødvendigt. Links understøttes.
Kunden har nu modtaget en invitation via e-mail. Hvis han ikke har modtaget den, bed ham tjekke sin spam-mappe. Den er sendt fra app@3manager.com.
2. Konfiguration af data-indsamleren
Før installation af data-indsamleren anbefales det at man indtaster de IP-ranges som skal undersøges for printere.
IT administratoren hos kunden vil have de fornødne informationer som kan indtastes under indstillinger - Dataindsamler. (Der oprettes automatisk en dataindsamler ved oprettelse af kunden, men der kan sagtens tilknyttes flere hvis det er nødvendigt og kunden har flere adskildte netværk)
​
Vi anbefaler at benytte nedenståene felt da man nemt kan kopiere ip-ranges fra f.x. Excel.
3. Download af data-indsamleren
Afhængig af om I skal installere eller kunden selv ønsker det, kan man vælge flere muligheder.
​
1. Download direkte fra applikationen ved at klikke på "download" i øvre højre hjørne
2. Send en installations-mail til en kontaktperson som herefter kan installere dataindsamleren.
3. Besøg https://www.3manager.com/download og hent den version du ønsker direkte. Husk stadig at kopiere locations-ID fra jeres Prisume konto enten online eller via mail.
4. Installation af data-indsamleren
Kunden burde have modtaget en installations guide eller mail til adgang til en online portal hvor I kan downloade og installere en data-indsamler. Denne vil scanne jeres netværk i de angivne IP-ranges og starte med at monitorere printerne, så Prisume kender toner-stande og alarmerne.
​
Dobbelt klik på installationsfilen efter den er downloaded og følg guiden. Når installationen er færdig vil den bede om et ID hvilket er inkluderet i mailen såvel online hvor man kan kopiere det.
​
5. Oprette afdelinger samt flere leveringsadresser
For at sikre at tonere og andet tilbehør bliver sendt til det rette sted er det vigtigt at Prisume kender alle adresser og evt afdelinger. Under "Indstillinger" findes der en menu der hedder "Konto". Tjek at adressen, postnr, by og land er udfyldt korrekt.
Har I afdelinger med forskellige leveringsadresser? Hvis ja klik på "Indstillinger" igen og vælg "Afdelinger" og klik på "Ny afdeling".
Her oprettes alle jeres afdelinger og på samme måde som før skal adresser, postnr, by, land udfyldes. Såfremt at dette er adressen hvor tonere skal sendes, sættes et flueben i feltet "Supplies leveringsadresse".
TIP: Hvis I har mange afdelinger kan det godt betale sig at klikke "Download" og få en Excel fil og udfylde det hele i Excel (evt copy/paste fra et andet eksisterende ark) og bagefter importere det.
6. Tilknytte printere til afdelinger
Nu er det tid til at tilknytte printerne til deres respektive afdelinger. Dette gøres nemt ved at klikke på "Dashboard" og herefter "Enheder". Herefter scroller I ned til listen med alle printere. Det anbefales at man vælge viewet "Default".
Herefter markeres de enheder som hører til den afdeling I vil tilknytte og fra dropdown menuen "Tilknyt afdeling" vælges den rette afdeling. Herefter vil printeren være tilknyttet og I kan fra listen se deres tilknytning. Dette gøres for alle afdelinger. Printere uden en tilknytning til en afdeling vil sende til adressen angivet under "Indstillinger - Konto"
Hvis I har opdelt jeres afdelinger med unikke ip-ranges, kan disse angives på afdelingen og printerne vil automatisk blive tilknyttet afdelingen iht. deres ip-adresse. Såfremt en printer er manuelt tilknyttet en anden afdeling vil den forblive der.
7. Tilknytte en printer til et BID
For at sikre den rette prissætning af supplies artiklen er det vigtigt at tilknytte enhederne til det rigtige BID. Dette gøres på kontoniveau og er en vigtig del af onboarding-processen.
Gå til den ønskede konto og klik på de 3 lodrette prikker for at åbne menuerne.
Gå til “Indstillinger - BID” og klik på “Ny”, eller klik på navnet på et eksisterende BID for at gå ind i konfigurationen.
-
Indtast BID nr (påkrævet og udlevereres af Despec)
-
Tilføj evt ekstra beskrivelse
-
Tilføj udløbsdato for BID
-
Klik på "Gem"
​
Næste action er at tilknytte printerne til BID´et.
-
Klik på "tilføj printer" og søg/filtrer eller vælg en eller flere fra listen
-
Klik "Tilføj"
-
Klik "Luk"
​
Du har nu tilføjet enheder til et BID. For at fjerne enheder skal du gå til BID-indstillingerne og klikke på navnet på det BID, du vil ændre.
​Klik derefter på antallet af tilknyttede enheder eller på “klik for at se”, og en liste vil udvide sig. Klik på det lille skraldespandsikon for at fjerne enheder.
8. Sidste step, markere printere som managed
Det sidste som skal gøres nu er at markere de enheder som skal bestille tonere automatisk som værende "Managed". Disse vil automatisk indgå i jeres leverandørs automatiske tonerbestilling.
​
Dette gøres næsten på samme måde som i punkt 3, dog her vælger i blot knappen "Manage", men processen er den samme.
​
Gå til "Dashboard - Indstillinger" og scroll ned til listen med printere. Vælg "Default view" hvis den ikke allerede er der. Herefter markes enten alle med et klik eller de printere som skal bestille. Herefter trykkes på knappen "Manage"
Konfigurationen er nu færdig og I er klar til automatisk toner bestilling.
Efter Onboarding
Fragtsedlen
På fragtsedlen vil kundens navn fremgå med det navn som I har givet kunden i Prisume.
Såfremt at printeren er tilknyttet en afdeling, vil afdelingsnavnet fremgå i samme linje som kunde navnet. Eksempelvis hvis printeren står i "Salgsafdelingen" hos virksomheden "Kunde ABC" vil der på fragtsedlen fremstå følgende: "Kunde ABC - Salgsafdelingen"
​
Hvis der er udfyldt data i hhv. tags, location, bygning og etage på enhedsniveau, vil disse fremstå i feltet "Requisition" på fragtsedlen.
Hos kunder med lidt mere komplekse leveringsforhold kan det være en god ide at udfylde disse.
Når printere fremstår som offline eller retired
Hvis en enhed er markeret som enten offline eller retired i Prisume, men den er online på kundens sted, kan det skyldes flere årsager. Følg venligst fejlfindingssguiden nedenfor, før du kontakter support:
Kører data-indsamleren?
Klik på "konto - Indstillinger - Dataindsamlere" og tjek om der står "Lige nu" i sidste rapport. Hvis den ikke kører, er det ofte fordi alle enheder er offline. Genstart eller geninstaller dataindsamleren, hvis det er nødvendigt.
Er printernes IP-adresse inkluderet i discovery IP-ranges?
Sørg for, at IP-adressen er inkluderet i IP-ranges. Hvis IP-adressen er uden for det nuværende range, opdater da indstillingerne til at inkludere det nye interval til den næste discovery kørsel.
Hvis IP-adressen er korrekt, men problemerne fortsætter, verificer da med kunden, om IP-adressen er blevet ændret lokalt.
Når nye printere er registreret
For at sikre, at nye enheder, der opdages på kundens lokation, bliver konfigureret korrekt, anbefaler vi at opsætte en alarm, der informerer om, at en ny enhed er blevet opdaget. Dette vil sende en e-mail med et link til den nye enhed. Følgende proces bør udføres:
​
• Er enheden tilknyttet den rigtige afdeling (hvis anvendt)?
• Er varenumrene korrekte?
• Skal enheden tilknyttes et BID for at sikre korrekt prissætning?
• Marker enheden som administreret, hvis den skal bestille forsyninger.
Sådan kontrollerer du hvornår supplies er bestilt samt ser Track and Trace information
Når en bestilling af supplies sker, registreres ordredata (dvs. datoen, hvor den blev sendt til Despec) i Prisume. Et track-and-trace-link vil herefter være tilgængelig i Track and Trace kolonnen samt selve den detaljerede side for printeren.
For forhandlere anbefaler vi at bruge Supplies Dashboardet og anvende filtre, såsom enhedens IP-adresse, for at finde enheden.
Dette vil give et overblik over alle ordrer, erstatninger og den aktuelle status for forbrugsvarer.
Indtast enhedens IP-adresse (eller andre printeroplysninger) i Supplies Dashboard for at finde enheden. Klik derefter på fanen “Ordrer” for at se ordrer fra de sidste 90 dage. Du kan justere tidsperioden i filtermenuen øverst til højre. Klik på "Track" for at se track and trace informationerne. Et nyt vindue åbnes herefter.
En anden måde at kontrollere det seneste orderdato er ved at navigere til den specifikke enhed og klikke på IP-adressen for at se yderligere informationer.
Det seneste orderdato vises i sektionen for forbrugsindikatorer samt et track and trace link. Hvis slutkunden har adgang til Prisume med begrænset adgang vil de med fordel kunne benytte denne funktion til at se track and trace information eller QR koden, såfremt denne benyttes.
​
​
