Prisume
Kom igång med automatisk beställning av utskriftsmaterial.
Denna guide hjälper dig att skapa ett nytt konto och sätta upp automatisk beställning av förbrukningsmaterial. Följ stegen nedan för att säkerställa att beställningarna skickas till rätt plats.
Om du inte har tillgång till Prisume, kontakta din leverantör för att registrera dig som användare. Fortsätt sedan med stegen som beskrivs nedan.
Vi rekommenderar att du följer den numrerade processen nedan.
Onboarding Process av ett nytt konto (Klicka på länken för att gå till avsnittet)
Efter onboarding (Klicka på länken för att gå till avsnittet)
1. Skapa nytt kundkonto (Gäller endast återförsäljare)
Logga in på Prisume så att du ser menyn som i skärmdumpen nedan. Om du arbetar med olika kundgrupper måste du välja (klicka på) en grupp innan du klickar på "Ny kund". Senare kan du enkelt flytta kunden genom att klicka på "Associera".
Klicka på "Ny kund" och fyll i alla fält, inklusive adresser, land osv.
1A. Ge kunden åtkomst
Om kunden vill få tillgång till data kan detta enkelt göras genom att aktivera "slutkundsmodulen" som sedan öppnar en meny på vänster sida som kallas "Team". Om en kund (slutkund) redan är skapad och du vill ge slutkunden tillgång, vänligen använd följande steg:
Steg 1: Navigera till kundkontot i den vänstra menyn och klicka sedan på de 3 vertikala prickarna för att gå in i konfigurationen.
Steg 2: Klicka på "Team" i panelen på vänster sida.
Om du inte ser menyn "Team", gå då till "Inställningar" - "Redigera information" och aktivera "Slutkundsaccess" och klicka på spara, återvänd sedan till steg 2.
Steg 3: Klicka på "Ny" i det övre högra hörnet och fyll i den nödvändiga informationen. Välj "Full" i inställningarna för "Rättigheter" och klicka på spara. Inkludera en valfri text om det behövs. Länkar stöds.
Kunden har nu fått en inbjudan via e-post. Om kunden inte har fått den, be dem kontrollera skräppostmappen. Den är skickad från app@3manager.com.
2. Konfiguration av datainsamlaren
Innan du installerar datainsamlaren rekommenderas det att du anger de relevanta IP-intervallen där skrivarna är installerade.
Kundens IT-administratör kommer att få den nödvändiga informationen som ska anges under inställningar - Datainsamlaren. (En datainsamlare genereras automatiskt när en kund skapas. Ytterligare insamlare kan enkelt installeras vid behov och om kunden har flera separata nätverk).
Vi rekommenderar att du använder fälten nedan eftersom du enkelt kan kopiera IP-intervall från Excel.
3. Ladda ner datainsamlaren
Beroende på om du eller din kund gör installationen kan du välja mellan flera alternativ.
​
1. Ladda ner direkt från applikationen genom att klicka på "ladda ner" i det övre högra hörnet
2. Skicka ett installationsmejl till en kontaktperson som sedan kan installera datainsamlaren.
3. Besök https://www.3manager.com/download och ladda ner den version du vill ha direkt. Kom ihåg att kopiera plats-ID från ditt Prisume-konto online eller via e-post.
4. Installation av datainsamlaren
Kunden bör nu ha fått en installationsguide och ett e-postmeddelande för åtkomst till en onlineportal där du kan ladda ner och installera datainsamlaren.
Denna kommer att skanna ditt nätverk inom de angivna IP-intervallen och börja övervaka skrivarna så att Prisume kan upptäcka toner-nivåer och larm.​ Efter att du har laddat ner insamlaren, dubbelklicka på installationsfilen och följ guiden.
När installationen är klar kommer du att bli ombedd att ange ett ID som ingår i e-postmeddelandet du mottog, samt online där det kan kopieras.
5. Skapa avdelningar och flera leveransadresser
För att säkerställa att toner och andra tillbehör skickas till rätt plats är det viktigt att Prisume “vet” alla adresser och möjliga avdelningar. Under "Inställningar" finns en meny som heter "Konto".
Kontrollera att adressen, postnumret, staden och landet är ifyllda korrekt.
​
Vid avdelningar med olika leveransadresser, upprepa genom att klicka på "Inställningar", välj "Avdelningar" och klicka sedan på "Ny avdelning".
När du lägger till flera avdelningar måste adress, postnummer, stad och land fyllas i på samma sätt som ovan. Markera rutan märkt "Leveransadress för förbrukningsmaterial" bredvid den adress dit materialet ska levereras.
TIPS: Om du har många avdelningar kan du klicka på "Exportera" för att få en Excel-fil som du kan fylla i (eller kopiera/klistra in från ett annat befintligt blad) och sedan importera tillbaka till Prisume.
6. Tilldela skrivare till avdelningar
Nu är det dags att koppla skrivarna till sina respektive avdelningar.
Detta görs enkelt genom att klicka på “Dashboard” och sedan “Enheter” i menyn.
Scrolla ner till listan över skrivare, det rekommenderas att du väljer "Default"-vyn.
Markera de enheter som tillhör den avdelning du vill koppla, välj sedan önskad avdelning från rullgardinsmenyn "Knyt till avdelning". Skrivare och förbrukningsmaterial kommer att kopplas samman och visas på listan.
OBS! Förbrukningsmaterial för skrivare utan koppling till en avdelning kommer att skickas till adressen som anges under "Inställningar -> Konto".
Om du har delat upp dina avdelningar med unika IP-intervall kan dessa specificeras och skrivarna kopplas automatiskt till avdelningen enligt deras IP-adress. Om en skrivare manuellt tilldelas en annan avdelning kommer den att förbli där.
8. Sista steget – Markera skrivare som “Hanterad”
Som ett sista steg behöver du märka enheterna som "Hantera" för att de ska läggas till din leverantörs automatiska förbrukningsmaterialtjänst.
​
Detta görs nästan på samma sätt som i punkt 3, men här väljer du helt enkelt "Hantera"-knappen och fortsätter sedan enligt steg 3. Gå till "Dashboard > Enheter" och scrolla ner till listan över skrivare.
Välj "Defaultvy", om det inte redan är synligt. Markera antingen “alla skrivare” (med ett klick) eller välj de skrivare du vill göra “aktiva”, tryck sedan på "Hantera"-knappen.
Det är allt!
Konfigurationen är nu slutförd, och du är redo för automatisk beställning av förbrukningsmaterial.
7. Hur man lägger till enheter i en BID
För att säkerställa rätt prissättning för förbrukningsartikeln är det viktigt att koppla enheterna till rätt BID. Detta görs på kontonivå och är en viktig del av onboarding-processen.
​
Gå till det aktuella kontot och klicka på de tre lodräta prickarna för att komma åt menyerna.
​
Gå till "Inställningar > BID" och klicka på "Ny BID" eller klicka på namnet på ett befintligt BID för att komma åt konfigurationen.
-
Ange BID-ID (Obligatoriskt - Kontakta Despec om du inte har ett BID-ID.)
-
Lägg till valfri beskrivning
-
Lägg till utgångsdatum
-
Klicka på "Spara"
Nästa steg är att lägga till enheter i BID
-
Klicka på "Lägg till skrivare" och använd filtret för att söka eller klicka från listan
-
Klicka på "Lägg till"
-
Klicka på "Stäng" när enheterna har kopplats.
Du har nu lagt till enheter i en BID. För att ta bort enheter går du till BID-inställningarna, klickar på namnet på det BID du vill ändra. Klicka sedan på antalet kopplade enheter eller på "klicka för att visa" så expanderar en lista. Klicka på den lilla papperskorgsikonen för att ta bort enheter.
10. När nya enheter upptäcks efter onboarding
För att säkerställa att nya enheter som upptäckts på kundens plats är korrekt konfigurerade rekommenderar vi att du ställer in en varning som informerar om att en ny enhet har upptäckts. Detta skickar ett e-postmeddelande med en länk till den nya enheten. Följande process bör göras:
​
-
Är enheten kopplad till rätt avdelning (om det används)?
-
Är artikelnumren korrekta?
-
Ska enheten kopplas till en BID för att säkerställa korrekt prissättning?
-
Märk enheten som hanterad om den ska beställa förbrukningsmaterial.
11. Fraktsedel
Kundens namn på fraktetiketten kommer att visas med det namn du har gett kunden i Prisume.
​
Om skrivaren är kopplad till en avdelning kommer avdelningsnamnet att visas på samma rad som kundnamnet.
Till exempel, om skrivaren är placerad i “Försäljningsavdelningen” på företaget “Kund ABC,” kommer fraktetiketten att visa följande: “Kund ABC - Försäljningsavdelningen.”
​
Om data är ifyllda för taggar, plats, byggnad och våning på enhetsnivå, kommer dessa att visas i fältet “Beställning” på fraktetiketten.
För kunder med mer komplexa leveransarrangemang kan det vara en bra idé att fylla i dessa fält.
12. Om en skrivare är offline
Om en enhet är markerad som antingen offline eller pensionerad i Prisume, men är online på kundens plats, kan det bero på flera orsaker. Följ felsökningsguiden nedan innan du kontaktar support:
​
-
Är datainsamlaren igång?
Klicka på "Konto - Inställningar - Datainsamlare" och kontrollera om det står "Nyss" i senaste rapport. Om det inte körs, är ofta alla enheter offline. Starta om eller installera om datainsamlaren vid behov.
​
-
Är IP-adressen till skrivaren inkluderad i upptäckts-IP-intervallen?
Kontrollera att IP-adressen är inkluderad i IP-upptäcktsinställningarna, som speglar skrivarnas senaste kända adress. Om IP-adressen ligger utanför det aktuella intervallet, uppdatera inställningarna för att inkludera det nya intervallet inför nästa upptäcktscykel. Om IP-adressen är korrekt men problemen kvarstår, verifiera med kunden om IP-adressen har ändrats på deras plats.
13. Hur man kontrollerar när förbrukningsmaterial har beställts
När en beställning av förbrukningsmaterial görs, registreras orderinformationen (dvs. datumet då den skickades till Despec) i Prisume. En spårningslänk kommer att finnas tillgänglig senare. Detta innebär att Prisume informerar dig när beställningen har skickats till Despec. För detaljerad information om leveransen behöver du kontakta Prisume.
För återförsäljare rekommenderar vi att använda Supplies Dashboard och tillämpa filter, såsom enhetens IP-adress, för att söka efter enheten. Detta ger en översikt över alla beställningar, byten och aktuell status för förbrukningsmaterial.
Ange enhetens IP-adress (eller annan skrivarinformation) i Supplies Dashboard för att hitta enheten. Klicka sedan på fliken “Beställningar” för att se beställningar från de senaste 90 dagarna. Du kan justera tidsperioden i filtermenyn uppe till höger.
Ett annat sätt att kontrollera det senaste orderdatumet är att navigera till den specifika enheten och klicka på IP-adressen för att visa enhetsjournalen. Det senaste orderdatumet visas i avsnittet för förbrukningsindikatorer. Om du har gett begränsad åtkomst till Prisume för slutkunden, rekommenderas den här vyn för dem. För partners rekommenderar vi att använda Supplies Dashboard.
